Datum: januari 8, 2025

Zo af en toe worden we bij ZooEasy geconfronteerd met vervelende situaties. Een conflict tussen beheerder en vereniging over wie nou eigenaar is van de gegevens in de database, een beheerder die informatie wist of kopieert voor eigen gebruik, een vereniging die niet meer bij gegevens kan nadat de beheerder stopt… etc. Deze situaties kunnen grotendeels voorkomen worden door goede werkafspraken te maken. We delen daarom graag een paar tips met jullie.

Tip 1: zorg voor een vrijwilligersovereenkomst

Als vereniging ga je een overeenkomst aan met je vrijwilligers. Zorg dat je dit op papier vastlegt en in tweevoud ondertekent. Hierin kun je wederzijdse rechten en plichten opnemen. Denk bijvoorbeeld aan zaken als:

• verplichtingen omtrent het bijhouden en bewaren van eigendommen en gegevens;
• afspraken over de overdracht van spullen en gegevens na beëindiging van de samenwerking;
• het gebruik van vereniging eigendommen of gegevens voor privé gebruik;
• eventuele geheimhoudingsplicht;

Tip 2: leg het eigendom van gegevens vast

Wie is de eigenaar van de gegevens in de database? Is dat de beheerder? Of de vereniging? Leg dit vast, bijvoorbeeld in de vrijwilligersovereenkomst. Zorg dat hier geen twijfel over bestaat, en dat beide partijen dit ondertekenen en een kopie bewaren.

Tip 3: maak periodiek een back-up

Wist je dat je heel gemakkelijk een back-up kunt maken van je ZooEasy database? Maak vooral gebruik van deze functie! Hier staat hoe je een back-up kunt aanmaken, en hier kun je vinden hoe je een back-up terug kunt zetten. Je kunt hier afspraken over maken met je beheerder. 

Tip 4: verdeel de beheerder-taken

Heb je een multi-user of unlimited abonnement? Dan heb je twee (of meer) beheerder-accounts. Zo kan een back-up gemakkelijk op twee plaatsen opgeslagen worden. Ook zorg je er hiermee voor dat je na vertrek of bij het tijdelijk niet beschikbaar zijn van één beheerder altijd nog bij de gegevens kunt. 

Tip 5: maak een beheerdersaccount van een vereniging niet aan op een privé e-mailadres

Zorg idealiter voor een algemeen e-mailadres waar de vereniging zelf ook bij kan. Hier kun je het ZooEasy beheerdersaccount op zetten. Zo kun je, ook wanneer er maar één beheerder is, toch nog bij de inloggegevens.

Tip 6: is er een probleem? Neem contact met ons op!

Niemand vindt het leuk als er een probleem is. Maar als je op tijd contact opneemt, kunnen we zo snel mogelijk kijken hoe we je kunnen helpen.